neue beA-Version: Anforderungen der Justiz an die Benennung von per beA übersandten Dateien

Seit dem 22. April 2021 ist die neue beA-Version 3.4 verfügbar. Sie sieht beim Hochladen von Anhängen eine automatische Prüfung der Benennung der Dateianhänge im Hinblick auf die Anforderungen der Justiz vor. Grundlage dafür sind erweiterte Anforderungen, die die Justiz für den elektronischen Rechtsverkehr veröffentlicht hat. Die Justiz fordert von sogenannten Drittanwendungen, zu denen auch das beA gehört, dass Dateinamen nur bestimmte Zeichen enthalten dürfen. Die Bundesrechtsanwaltskammer hat zwar versucht, den Katalog der Zeichen so groß wie möglich zu halten, um die Anwenderinnen und Anwender so wenig wie möglich einzuschränken, diese Bemühungen waren indes nur zum Teil erfolgreich.

Die Länge von Dateinamen darf grundsätzlich maximal 84 Zeichen einschließlich der Dateiendungen betragen. Für Signaturdateien ist die Länge auf 90 Zeichen einschließlich der Dateiendungen beschränkt. In Dateinamen dürfen grundsätzlich alle Buchstaben des deutschen Alphabetes inklusive der Umlaute Ä, ä, Ö, ö, Ü, ü sowie ß genutzt werden. Zudem dürfen alle Ziffern und die Zeichen „Unterstrich“ und „Minus“ genutzt werden. Wichtig: Leerzeichen sind nicht erlaubt. Es bietet sich an, Unterstriche anstelle von Leerzeichen zu nutzen. Punkte sind nur als Trennzeichen zwischen dem Dateinamen und der Dateinamensendung zulässig. Nur bei konkatenierten Dateinamensendungen, z.B. bei abgesetzten Signaturdateien, dürfen Punkte auch im Dateinamen genutzt werden (z. B. Dokument1.pdf.pkcs7).

Welche Zeichen in Dateinamen verwendet werden dürfen, können Sie unter folgendem Link nachlesen:

https://egvp.justiz.de/Drittprodukte/EGVP_Infrastruktur_Anforderungen_Teilnahme_von_Drittanwendungen.pdf

Wenn bei Ihnen eine Fehlermeldung erscheint, sollten Sie betroffene Dateien entsprechend den Regeln für Dateinamen überprüfen und gegebenenfalls umbenennen.

In der Vergangenheit hat die Verwendung von Zeichen in Dateinamen zum Teil dazu geführt, dass die Nachrichten von Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten von den Systemen der Justiz ausgefiltert und nicht weiterverarbeitet wurden. Im schlechtesten Fall hat der Rechtsanwalt hiervon nicht einmal etwas erfahren. Die Bundesrechtsanwaltskammer hat sich daher dafür entschieden, zum Schutz der Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte in die neue beA-Version die Prüfung einzubauen, ob ein Anhangsname verwendet wird, der den Anforderungen der Justiz entspricht. Sollte dies nicht so sein, erhalten Sie die Warnmitteilung und können den Dateinamen entsprechend ändern. Dass dies unbequem ist, ist uns selbstverständlich bewusst. Gleichwohl halten wir es für die bessere Lösung, die Kolleginnen und Kollegen zu warnen, dass möglicherweise Probleme bei der Weiterverarbeitung der Nachricht durch die Justiz und den dort eingesetzten Fachanwendungen entstehen könnten.

Da es sich um eine Anforderung im EGVP-Verbund handelt, die sich an alle Partner richtet, kann die Anwaltschaft leider nicht einseitig davon abweichen. Insofern bitten wir um Verständnis, dass wir uns zwar weiterhin mit Nachdruck dafür einsetzen werden, dass die verwendbaren Zeichen erweitert werden, aber einseitig keine Änderungen vornehmen können.

elektronische Verfahrensakte am Familiengericht AG Dresden

Die ersten Referate des Familiengerichts des AG Dresden werden ab dem 21. April 2021 mit der Pilotierung der elektronischen Verfahrensakte beginnen. Ab diesem Zeitpunkt werden alle neu angelegten Akten in Familiensachen (Registerzeichen F und FH) der Richterreferate 301, 302, 308, 309 und 311 und der Rechtspflegerreferate 351, 353, 356, 357, 358 und 359 des AG Dresden elektronisch geführt. Die übrigen familiengerichtlichen Referate werden ab dem 02. Juni 2021 in die Pilotierung einbezogen.

Wir bitten um Beachtung.

elektronische Verfahrensakte beim Arbeitsgericht Chemnitz

Das Arbeitsgericht Chemnitz führt alle seit dem 29. März 2021 eingehenden neuen Verfahren elektronisch (E-Akte). Der Direktor des Arbeitsgerichts bittet um Beachtung folgender Hinweise:

Übersendung elektronischer Dokumente durch das Arbeitsgericht

Zustellungen bzw. einfache Übersendungen zwischen dem Arbeitsgericht und den Prozessvertretern erfolgen – soweit technisch möglich – bei elektronisch geführten Verfahren nur noch in elektronischer Form (außer bei vollstreckbaren Ausfertigungen).

Insoweit wird darauf hingewiesen, dass nach einer Zustellung das elektronische Empfangsbekenntnis (eEB) zurückzusenden ist.

Übersendung elektronischer Dokumente an das Arbeitsgericht

Schriftstücke zu elektronisch geführten Verfahren sollen nur noch über das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) eingereicht werden.

Dateigestaltung bei elektronischer Übersendung

Die Übersendung der Schriftsätze und Anlagen soll immer in einzelnen, voneinander getrennten und genau bezeichneten Dateien erfolgen. Die auf PDF mit den PDF-Werkzeugen angebrachten „Kommentare“ wie „Stempel“ (z. B. Anlage K1) können aktuell nicht übernommen werden.

 

Allgemeine Hinweise zum Geschäftsbetrieb beim Arbeitsgericht Chemnitz

Fax / elektronische Verfahren

Per beA eingereichte Dokumente gelangen bei elektronisch geführten Verfahren sofort direkt zur jeweiligen Akte. Eine Faxübersendung ist daher überflüssig.

Fax / papiergeführte Verfahren

Die Übersendung nichteiliger Schriftsätze zusätzlich per Fax ist bitte zu vermeiden.

Dateibezeichnung / Aktenzeichen

Bei elektronischer Übersendung sollen die Dateien das Aktenzeichen in der Form „1 Ca 123/21″ enthalten. Zusätzliche Buchstaben, Sonderzeichen, Worte oder Leerzeichen verhindern das Zuordnen zum Verfahren. Bei verfahrenseinleitenden Schriftsätzen soll „Neueingang“ und ein Schlagwort zur Verfahrensart (Klage o. ä.) mit angegeben werden.

Dateibezeichnung / Anlagen

Bei elektronischer Übersendung sollen die Dateinamen der Anlagen maximal 60 Zeichen enthalten (z. B. „K1“…etc.) und nach dem Ausdrucken für hiesige Papierakten auch auf dem Dokument selbst zu finden sein.

Übersendung des Empfangsbekenntnisses

Beim Empfangsbekenntnis sollte der Kanzleistempel die Datumsangabe nicht verdecken und es sollte zeitnah zurückgesandt werden.

 

Projekt E-Verfahrensakte – Pilotierung am Sächsischen Landesarbeitsgericht

In einem zweiten Anlauf erfolgte beim Sächsischen Landesarbeitsgericht am 8. März 2021 die Einführung der elektronischen Verfahrensakte. Ab diesem Stichtag werden sämtliche, neu eingehenden Verfahren in allen Kammern elektronisch geführt. Einen gesonderten, diesbezüglichen Hinweis erhalten die Verfahrensbeteiligten mit dem Schreiben zur Bestätigung des Eingangs bzw. dem Anschreiben zur Zustellung der Rechtsmittelschrift.

In Verfahren mit elektronischer Aktenführung bittet der Präsident des Sächsischen Landesarbeitsgericht, Folgendes zu beachten:

 Übersendung elektronischer Dokumente durch das Sächsische Landesarbeitsgericht

Zustellungen bzw. einfache Übersendungen zwischen dem Sächsischen Landesarbeitsgericht und den Prozessvertretern erfolgen bei elektronisch geführten Verfahren nur noch in elektronischer Form (außer bei vollstreckbaren Ausfertigungen). Insoweit wird daran erinnert, dass nach einer Zustellung an ein besonderes elektronisches Anwaltspostfach (beA) das elektronische Empfangsbekenntnis (eEB) bitte zeitnah zurückzusenden ist.

Übersendung elektronischer Dokumente an das Sächsische Landesarbeitsgericht

Elektronische Dokumente sollen nur noch auf einem sicheren Übermittlungsweg nach §§ 64 Abs. 6 ArbGG i. V. m. § 130a Abs. 4 ZPO eingereicht werden, folglich z. B. über das beA, das beBPo oder per absenderauthentifizierter De-Mail. Dann genügt eine einfache Signatur. Anderenfalls sind die elektronischen Dokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur der verantwortenden Person zu versehen.

Wird der elektronische Weg gewählt, dann bittet das Gericht dringend, unbedingt von der Übersendung in anderer Form (per Telefax; Einsenden eines schriftlichen Originals) abzusehen. Eine zusätzliche Faxübersendung würde wegen zwingender zusätzlicher Erfassung den Geschäftsgang nur erheblich verzögern. In ganz bedeutsamen Fällen kann ggf. eine Bestätigung des Eingangs telefonisch bei der zuständigen Geschäftsstellenverwalterin eingeholt werden.

Dateigestaltung bei elektronischer Übersendung

Die Übersendung der Schriftsätze und Anlagen soll immer in einzelnen, voneinander getrennten und genau bezeichneten Dateien erfolgen. Es dürfen somit nur Schriftstücke zu einem Aktenzeichen (zu demselben Verfahren) versandt werden. Eine Weiterverarbeitung der Dateien durch das Sächsische Landesarbeitsgericht ist ansonsten nicht oder nur äußerst erschwert möglich und kann zu Fehlern bzw. Verzögerungen führen.

Bitte beachten Sie: Die auf PDF-Dokumenten mit den PDF-Werkzeugen angebrachten Kommentare wie „Stempel“ (z.B. „Anlage K1“) können aktuell nicht übernommen werden.

Angabe des Aktenzeichens bei Papierpost

Sollte es im Ausnahmefall erforderlich sein, Schriftsätze in Papierform einreichen zu müssen, so sind diese hier in einem aufwändigen Verfahren ersetzend zu scannen. Dafür ist es erforderlich, dass diese das Aktenzeichen des Sächsischen Landesarbeitsgerichts immer an erster Stelle und in der oberen Hälfte auf Seite 1 des Schriftsatzes enthalten.

Dabei ist zu beachten, dass dem Aktenzeichen in der Betreffzeile keine erläuternden Zusätze vorangestellt werden (z. B. „Aktenzeichen“,“ Az.:“). Die Dateien müssen, damit sie hier elektronisch weiterverarbeitet werden können, das Aktenzeichen genau und nur in der Form „1 Sa 123/20“ enthalten. Zusätzliche Buchstaben, Sonderzeichen, Worte oder Leerzeichen dürfen nicht angefügt oder weggelassen werden, weil sie das automatische Einlesen und damit das Zuordnen zum Verfahren verhindern und damit die ordnungsgemäße Bearbeitung durch das Gericht.

Bei verfahrenseinleitenden elektronischen Dokumenten und in den Fällen, in denen das gerichtliche Aktenzeichen aus anderen Gründen noch nicht bekannt ist, geben Sie bitte „Neueingang“ und ein Schlagwort zur Verfahrensart (Berufung/Beschwerde) mit an.

Dateibezeichnung / Anlagen

Die elektronischen Dokumente sind grundsätzlich als Anlage zu einer Nachricht zu übermitteln. Bei elektronischer Übersendung sollen die Dateinamen der Anlagen nach dem ggf. erforderlichen Ausdrucken für hiesige Papierakten auch auf dem Dokument selbst zu finden sein.

 

Weitere Bearbeitungshinweise unter https://www.justiz.sachsen.de/content/4574.htm

 

beA: Umgang mit Umlauten und Sonderzeichen

Aus dem beA-Newsletter 27/2019 vom 08.08.2019:

Der BFH (Beschl. v. 5.6.2019 – IX B 121/18) entschied, dass eine Wiedereinsetzung in den vorherigen Stand in Betracht kommt (§ 56 FGO), wenn ein aus dem beA versandter fristwahrender Schriftsatz vom Intermediär-Server nicht an den BFH weitergeleitet worden ist.

Im vorliegenden Fall hatte der Prozessbevollmächtigte des Klägers den Begründungsschriftsatz rechtzeitig aus seiner beA-Webanwendung versandt und die Mitteilung des erfolgreichen Versands und Zugangs seiner Nachricht erhalten. Diese Mitteilung war auch insoweit richtig, als die Nachricht auf dem OSCI-Intermediär der Justiz und damit in den Empfangsbereich des Gerichts gelangt war. Zur Bezeichnung der versendeten Datei hatte der Rechtsanwalt jedoch Sonderzeichen und/oder Umlaute verwendet, deren technische Weiterverarbeitung justizseitig Probleme bereitete. Diese Folgen waren für den Absender nicht erkennbar.

Der BFH klarifiziert mit seiner Rechtsprechung, dass auch im elektronischen Rechtsverkehr eine versäumte und verspätet nachgeholte Prozesshandlung als rechtzeitig bewirkt gilt, wenn den Prozessbeteiligten kein oder lediglich ein geringes Verschulden trifft. Von einem solchen Verschulden kann jedenfalls dann ausgegangen werden, wenn Umstände technischer Natur gegeben sind, die für den Nutzer nicht durchschaubar und nur schwer zu eruieren sind. Die Rechtsprechung des BFH ist insoweit zu begrüßen.

Welche Sonderzeichen Schwierigkeiten bei der Weiterverarbeitung bereiten, ist nicht eindeutig. Nach derzeitigem Kenntnisstand hat bei der Dateibezeichnung die Verwendung von Buchstaben des deutschen Alphabets – bis auf Umlaute ä, ö, ü und ß –, aller Ziffern sowie der Zeichen Unterstrich, Minus und Punkt bislang nicht zu Problemen bei der Weiterverarbeitung auf Seiten der Justiz geführt.

Eine dahingehende verbindliche Änderung der verwendbaren Zeichen ist für den 1.1.2020 durch Anpassung der ERVV vorgesehen. Bis dahin sollte die Rechtsprechung des BFH gelten.