Elektronischer Rechtsverkehr

Seit dem 1.1.2022 gilt der verpflichtende elektronische Rechtsverkehr flächendeckend. Die rechtlichen Grundlagen hierfür wurden bereits mit dem Gesetz zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten vom 10.10.2013 gelegt. Die wesentlichen Verfahrensvorschriften in den Gerichtsordnungen finden sich in § 130d ZPO, § 14b FamFG, § 46 ArbGG, § 65d SSG, § 55d VwGO, § 52d FGO und § 32d StPO auch iVm § 110c OWiG.

Damit sind ab 01.01.2022 alle Anträge (einschließlich Fristverlängerungsanträge), Klagen, Schriftsätze usw. nur noch auf dem elektronischen Weg den Gerichten zu übermitteln. Weder Briefpost, noch Fax, E-Mail oder der Einwurf in den Gerichtsbriefkasten sind dann noch statthaft!

Hinweis zur aktiven Nutzungspflicht (u.a. Was bedeutet aktive Nutzungspflicht? Wie ist zu signieren?) finden Sie hier.

Die Kommunikation mittels des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs (beA) wird den Kanzleialltag sowohl für Kolleginnen und Kollegen wie auch für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wesentlich bestimmen. Die folgenden zehn Punkte sollen Sie dabei unterstützen:

1. Erstregistrierung im beA vornehmen
Für die Nutzung des Postfachs ist dessen Inbesitznahme, die sog. Erstregistrierung erforderlich. Hilfestellung bietet die Anleitung unter https://portal.beasupport.de/external/knowledge-base/article/79 Voraussetzung für die Inbetriebnahme ist die Beantragung einer beA-Karte unter https://bea.bnotk.de/ Für die Beantragung benötigen Sie Ihre SAFE-ID, welche Sie Ihrem Eintrag im Bundesweiten Amtlichen Anwaltsverzeichnis entnehmen können.

2. E-Mail-Adresse für Benachrichtigungen hinterlegen
In der Postfachverwaltung in Ihrem beA können Sie eine oder mehrere E-Mail-Adressen hinterlegen, an die im Falle eines Posteingangs im beA Benachrichtigungen versandt werden sollen. So erfahren Sie schnell, dass Post für Sie im beA eingegangen ist. Bei der Einrichtung des Postfachs wird automatisch die Adresse hinterlegt, die Ihrer Rechtsanwaltskammer bekannt ist. Diese Adresse sollten Sie unbedingt kontrollieren und ggf. bei Ihrer Kammer aktualisieren. Falls keine Adresse hinterlegt ist, können Sie diese selbstständig eintragen. Weitere Informationen finden sich hier: https://portal.beasupport.de/external/knowledge-base/article/37

3. Kanzleiinfrastruktur überprüfen
Die Kanzleiinfrastruktur sollte auf den elektronischen Rechtsverkehr vorbereitet sein. Geprüft werden sollten vor allem die allgemeinen Vorkehrungen zur IT-Sicherheit (insb. beim Einsatz von Software-Zertifikaten), die Leistungsfähigkeit des Internetanschlusses, die Aktualität der Virenschutzprogramme, das Vorhandensein ausreichender Scan-Möglichkeiten, eine ausreichende Anzahl von beA-Mitarbeiterkarten und Kartenlesegeräten, die Kompatibilität mit eingesetzter Kanzleisoftware oder anderer Fachsoftware.

4. Kanzleiorganisation
Die kanzleiinternen Prozesse sollten an den elektronischen Rechtsverkehr angepasst werden. Zu klären ist, wie die Zugriffe auf die beA-Postfächer geregelt sind, wie Posteingänge und Fristen überwacht werden, ob Vertretungsregeln und bisherige Prozesse angepasst werden müssen.

5. Rechtevergabe
Als Folge der Anpassung der kanzleiinternen Prozesse sollten die entsprechenden Berechtigungen im beA eingerichtet werden. So können Sie den Zugriff auf eingehende Nachrichten durch die Kanzleimitarbeiter ermöglichen. Das beA-Anwenderportal beschreibt die einzelnen Schritte: https://portal.beasupport.de/external/knowledge-base/category/3

6. Rechtliche Grundlagen
Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte und ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollten sich rechtzeitig mit den rechtlichen Grundlagen des elektronischen Rechtsverkehrs vertraut machen. Wichtige Regelungen enthalten die Verfahrensordnungen (§ 130d ZPO, § 14b FamFG, § 46 ArbGG, § 65d SSG, § 55d VwGO, § 52d FGO und § 32s StPO auch iVm § 110c OWiG), die Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung (ERVV) mit der dazugehörigen Bekanntmachung und die Rechtsanwaltsverzeichnis-und -postfachverordnung (RAVPV).

7. Angabe des Kommunikationswegs
§ 130 Nr. 1a ZPO regelt, dass vorbereitende Schriftsätze die für eine Übermittlung elektronischer Dokumente erforderlichen Angaben enthalten sollen, sofern eine solche möglich ist. Darunter zählt auch die Angabe des Postfachs, über das die Korrespondenz erfolgen soll. Es ist also sinnvoll, in den ersten Schriftsatz in einer Sache einen Hinweis auf das für die Korrespondenz zu verwendende beA aufzunehmen.

8. Schulungen
Rechtsanwaltskammern, Anwaltvereine und Schulungsanbieter bieten verstärkt praxisnahe Schulungen für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte zur Vorbereitung auf den 1.1.2022 an. Das Seminarangebot der RAK Sachsen finden Sie hier.

9. Support
Falls Probleme auftreten sollten: Der Supportwegweiser der BRAK gibt einen Überblick über passgenaue Hilfsangebote: https://portal.beasupport.de/external/c/supportwegweiser

10. Rechtzeitig anfangen
Warten Sie nicht bis zum letzten Tag, bis Sie den elektronischen Rechtsverkehr aktiv nutzen, sondern fangen Sie so früh wie möglich damit an. Das rechtzeitige „Üben“ hilft bei der Etablierung der notwendigen Prozesse in der Kanzlei und bereitet auf den Stichtag 1.1.2022 vor.

 

Eine umfassende rechtliche Darstellung lesen Sie im Beitrag „Die aktive Nutzungspflicht steht vor der Tür“ von RA Dr. Alexander Siegmund aus München, Mitglied des BRAK-Anwenderbeirat besonderes elektronisches Anwaltspostfach, in der Ausgabe 2/2021 der Mitgliederzeitschrift KAMMERaktuell.

Einen guten und praxisbezogenen Überblick gibt die Broschüre „beA kompakt – fit für die aktive Nutzungspflicht“ von Ilona Cosack, erschienen im ffi Verlag.