Bei dem Sächsischen Finanzgericht begann ab dem 2. Mai 2023 die Pilotierung der elektronischen Gerichtsakte, alle ab diesem Tag neu eingehenden Verfahren werden elektronisch geführt.
Die an der Pilotierung beteiligten Stellen gehen davon aus, dass es zu keinen wesentlichen technischen Problemen kommt und insbesondere der Empfang und der Versand elektronischer Dokumente in gleicher Weise reibungslos abläuft wie dies spätestens seit 1. Januar 2022 der Fall ist.
Damit künftig elektronisch übersandte Schriftstücke schnell und sicher – nicht nur bei elektronischen, sondern auch bei noch in Papierform geführten Akten – die im Gericht zuständige Person erreichen, ist es erforderlich, dass die Aktenzeichen in einer bestimmten Weise formatiert ist. Das Aktenzeichen sollte in einer üblichen Schriftart geschrieben werden. Zusätzliche Buchstaben, Sonderzeichen, Worte oder Leerzeichen (selbst „Az.: … „) verhindern das automatische Zuordnen zum Verfahren und verzögern die Bearbeitung. Bei verfahrenseinleitenden Schriftsätzen wäre es sinnvoll, den Vermerk „Neueingang“ anzubringen. Günstig für die Bearbeitung, d.h. auch die Weiterleitung an die gegnerische Partei, ist eine Übersendung der Schriftsätze und Anlagen in einzelnen, voneinander getrennten und genau bezeichneten Dateien (z.B. Anlage 1 ). Wenn eine andere Bezeichnung gewählt wird, sollte der Dateiname der Anlage maximal 60 Zeichen und einen Bezug zum Inhalt der Anlage enthalten (z.B. Umsatzsteuerbescheid) und nach dem Ausdrucken für gerichtliche Papierakten auch auf dem Dokument selbst zu finden sein. Handschriftliche Vermerke oder Zusätze sollten unterbleiben.