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beA digital! Die technischen Voraussetzungen für das beA

Das besondere elektronische Anwaltspostfach beA wird die BRAK in Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgabe für jeden Rechtsanwalt und jede Rechtsanwältin bis zum 1.1.2016 einrichten. Aber nicht nur die BRAK, auch jede Kanzlei muss sich technisch auf die Einführung des beA vorbereiten. Was wird also, nach dem derzeitigen Entwicklungsstand des beA, voraussichtlich als Grundausstattung benötigt?

Computer mit leistungsfähiger Internetverbindung

Zunächst einmal wird ein Computer mit leistungsfähiger Internetanbindung benötigt. Der PC sollte dabei einen Arbeitsspeicher von mindestens 512 MB RAM und einen AMD- oder Intel-Prozessor besitzen. Auf dem Computer sollte eines der aktuellen gängigen Betriebssysteme installiert sein: Windows, Mac OS oder Linux. Um den schnellen und reibungslosen Up- und Download von Nachrichten und Anhängen zu gewährleisten, ist eine leistungsfähige Internetverbindung erforderlich. Es sollte eine Datenrate von mindestens 2 Mbit/Sekunde zur Verfügung stehen, wegen der Schwankungen der tatsächlichen Übertragungsrate wird eine Leitung von 6 Mbit/Sekunde empfohlen. Zu achten ist dabei nicht nur auf die Download-, sondern auch auf die Uploadrate, das heißt, die Bandbreite, die für den Versand von Daten zur Verfügung steht. Bei den derzeitigen Angeboten besteht in der Regel eine große Differenz zwischen der Down- und Uploadrate, bitte erkundigen Sie sich dazu bei ihrem Diensteanbieter.

Da eine Datenrate von 2 Mbit/Sekunde leider noch nicht überall in Deutschland verfügbar ist, wurde der rechtliche Rahmen im ERV-Gesetz so gestaltet, dass bei nachgewiesener Unmöglichkeit einer elektronischen Übersendung zum Gericht auch ein konventioneller Versand möglich sein wird. Dennoch ist dieser Zustand unbefriedigend: Die BRAK wird sich deshalb auf allen politischen Kanälen für einen zügigen Ausbau des Breitbandnetzes einsetzen. Immerhin haben die Regierungsfraktionen in ihrer Koalitionsvereinbarung von 2013 versprochen, dass es bis 2018 in Deutschland eine flächendeckende Grundversorgung mit mindestens 50 Mbit/Sekunde geben soll.

Browser oder Kanzleisoftware

Der Zugriff auf das beA wird einerseits über einen der gängigen Internetbrowser – Firefox, Safari, Chrome, Internet Explorer – erfolgen. Dazu wird ein sogenannter Web-Client entwickelt, der anders als der derzeitige EGVP-Client, keiner umfangreichen Installation bedarf und einfach über eine Internetadresse erreichbar sein wird. Daneben kann das beA auch über eine Kanzleisoftware benutzt werden. Den Kanzleisoftwareherstellern wird dazu eine entsprechende Schnittstelle zur Verfügung gestellt. Derzeit arbeitet die mit der Entwicklung des beA beauftragte Firma Atos mit Hochdruck an einer solchen Schnittstelle, damit den Kanzleisoftwareherstellern genügend Zeit für die technische Implementierung des beA bleibt.

Kartenlesegerät und Karte

Die Anmeldung im beA wird voraussichtlich über eine Sicherheitskarte und eine PIN erfolgen. Da insbesondere die Erstanmeldung höchst sicherheitssensibel ist, wird derzeit darüber nachgedacht, dafür eine eigene beA-Karte herauszugeben. Die näheren Fragen dazu – beispielsweise, wo die Karte erhältlich ist oder welche zusätzlichen Eigenschaften (z.B. Signierfunktion) sie hat – werden in den kommenden Wochen geklärt. Angesichts dieser Planungen wird jedoch vom vorsorglichen Erwerb einer der derzeit erhältlichen Signaturkarten abgeraten. Aktuelle Informationen finden Sie jeweils auf der Seite bea.brak.de. Es muss ein Kartenlesegerät verwendet werden, das in Deutschland für die Erzeugung einer qualifizierten elektronischen Signatur (qeS) zugelassen ist, denn bis 2018 müssen über das beA versendete Dokumente auf diese Weise signiert werden. Das Kartenlesegerät muss mit einem Tastaturblock, dem sogenannten PIN-Pad ausgestattet sein, dadurch ist es möglich, eine PIN unabhängig von der Computertastatur einzugeben. Das Kartenlesegerät wird über einen USB-Anschluss an den Computer angeschlossen, die digitale Verbindung erfolgt über eine Treibersoftware, die vom Hersteller des Kartelesegerätes mitgeliefert wird und vom Benutzer zu installieren ist. Der Zugang für Mitarbeiter oder sonstige zum Zugriff auf das jeweilige Postfach befugte Personen ist auch möglich über ein sogenanntes Softwarezertifikat, das auf einem Speichermedium, das heißt auf einem USB-Stick, einer Karte o. ä., oder auf dem zu benutzenden Rechner direkt gespeichert ist. Ein solches Softwarezertifikat kann jedoch nicht zur Erstellung einer qualifizierten elektronischen Signatur verwendet werden. Wird das Softwarezertifikat direkt auf dem Rechner gespeichert, sind weitere Sicherheitsvorkehrungen notwendig, so dass sich wegen des geringeren technischen Aufwandes auch für diesen Personenkreis die Verwendung einer Sicherheitskarte – dann ohne Signierfunktion – empfiehlt.

Drucker und Scanner

Um das beA effektiv in der Kanzlei einzusetzen, ist in der Regel ein Drucker, ein Scanner oder eine Kombination aus beiden erforderlich. Der Scanner sollte auf verschiedene Auflösungen einstellbar sein, so dass die Pixeldichte je nach Dokumententyp – Textdatei oder Bilddatei – individuell einstellbar ist. Eine geringere Auflösung bedeutet eine geringere Dateigröße und damit einen einfacheren Versand der Nachrichtenanhänge.

Investition in die Zukunft

Sicher bedeuten diese Anschaffungen zunächst einmal einen gewissen finanziellen Aufwand für jede Kanzlei. Dem gegenüber stehen jedoch deutliche Ersparnisse bei den Papier- und Portokosten und vor allem auch langfristig Vereinfachungen in den alltäglichen Arbeitsabläufen. Dabei fügt sich das beA selbstverständlich umso besser in den Arbeitsalltag ein, je stärker die Kanzlei an sich digitalisiert ist. Auch wenn die Nutzung des beA eine elektronische Aktenführung nicht voraussetzt, bietet die Einführung doch eine gute Gelegenheit auch insgesamt über eine Digitalisierung der Kanzlei nachzudenken.

beA kurz und bündig

Das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) ist die neue, einfache und sichere Alternative zum Versand anwaltlicher Dokumente. Bis zum 1.1.2016 wird die BRAK entsprechend ihrem gesetzlichen Auftrag für jeden Rechtsanwalt ein solches digitales Postfach einrichten.

Digital – Mit dem beA kann jeder Rechtsanwalt künftig sicher und einfach mit Kollegen und sukzessive auch mit der Justiz elektronisch kommunizieren.

Einfach – Der Zugriff auf das beA ist einfach: Grundsätzlich genügt ein Computer mit einem Internetanschluss. Eine spezielle Software ist nicht erforderlich.

Sicher – Sicherheit ist die oberste Prämisse bei der Entwicklung des beA. Das gilt für den Zugang zum System genauso wie für die Übertragung und Speicherung der einzelnen Nachrichten. Durch die Verwendung der neuesten Authentifizierungs- und Verschlüsselungstechniken kann sich kein Unbefugter – und auch die BRAK selbst nicht – Zugriff auf die Nachrichten verschaffen.

Zeitplan

2016 – Am 1.1.2016 wird das beA-System mit etwa 165.000 Anwaltspostfächern in Betrieb genommen. So sieht es das Gesetz zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten (ERV-Gesetz) vor. Die Justiz hat angekündigt, dass gleichzeitig der Client für das Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP) abgeschaltet und durch das beA abgelöst wird. Soweit erforderlich, wird es eine Übergangsfrist geben, in der beA und EGVP-Client parallel genutzt werden können.

2018 – Ab Ende 2018 sollen alle Gerichte der Zivil-, Arbeits-, Finanz-, Verwaltungs- und Sozialgerichtsbarkeit für die elektronische Kommunikation über das beA erreichbar sein. Allerdings besteht für die Länder die Möglichkeit, diesen Zeitpunkt um ein oder zwei Jahre nach hinten zu verschieben.

2022 – Spätestens ab 1.1.2022 wird die Anwaltschaft verpflichtet sein, elektronisch mit der Justiz zu kommunizieren. Die Länder haben unter bestimmten Voraussetzungen die Möglichkeit, die obligatorische Nutzung des beA um ein oder zwei Jahre für jede Gerichtsbarkeit separat vorzuverlegen.

Demnächst: Bis zum Sommer 2015 soll die technische Entwicklung des beA abgeschlossen sein, anschließend beginnt eine intensive Testphase. Für den Spätherbst ist das sogenannte Rollout geplant. Rechtsanwälte können sich dann im beASystem registrieren. Zu dieser erstmaligen Anmeldung an ihrem jeweiligen Postfach wird aus Gründen der Sicherheit voraussichtlich eine spezielle beA-Karte benötigt. Wie das genaue Verfahren abläuft und welche weiteren Eigenschaften diese Karte haben wird (evtl. Signierfunktion), wird im Laufe der weiteren technischen Entwicklung in den kommenden Monaten geklärt. Angesichts dieser Planungen wird jedoch vom vorsorglichen Erwerb einer der derzeit erhältlichen Signaturkarten abgeraten. Aktuelle Informationen finden Sie jeweils auf der Seite bea.brak.de.

Rechtsanwältin Peggy Fiebig, LL.M., Geschäftsführerin bei der BRAK

beA – einfach | Wie funktioniert das beA?

Das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) wird die BRAK in Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgabe für jeden Rechtsanwalt und jede Rechtsanwältin zum 1.1.2016 einrichten. Aber nicht nur die BRAK, auch jede Kanzlei muss sich auf die Einführung des beA vorbereiten. Wir erläutern Ihnen nachfolgend, wie das beA grundsätzlich funktionieren wird. Jeweils aktualisierte Details dazu finden Sie unter www.bea.brak.de.

Sicher und benutzerfreundlich

Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit hat sich die BRAK für die Entwicklung des beA besonders auf die Fahnen geschrieben. Das heißt, der Zugang wird einfach sein und die Bedienung des beA lehnt sich vielfach an die herkömmlichen E-Mail-Systeme an.

Zugang über Kanzleisoftware oder Browser

Zum Postfach gelangt man entweder über einen der gängigen Internetbrowser oder über die Kanzleisoftware. Die Kanzleisoftwarehersteller werden eine sogenannte Schnittstelle erhalten, um das beA zu integrieren. Das heißt, Sie können mit einer Kanzleisoftware das beA bedienen, müssen es aber nicht.

Für Kanzleien, die keine Anwaltssoftware benutzen, erfolgt der Zugang zum beA über einen sogenannten Web-Client. Sie geben beispielsweise im Mozilla Firefox, Safari, Chrome oder im Internet Explorer die entsprechende Internetadresse ein und gelangen auf die Zugangsseite des beA. Die Anmeldung erfolgt sowohl beim Web-Client als auch bei einer Kanzleisoftware durch zwei voneinander unabhängige Sicherungsmittel, z. B. eine Chipkarte und eine PIN-Nummer.

beA = E-Mail+

Das beA ähnelt im Aussehen herkömmlichen E-Mail-Systemen – es ist aber sicherer und an die Anwaltstätigkeit angepasst.

Neben den üblichen Ordnern – Posteingang, -ausgang, Entwürfe und Papierkorb – findet sich auch eine Übersicht aller Postfächer, auf die der jeweilige Nutzer Zugriff hat. Denn beim beA kann nicht nur der jeweilige Rechtsanwalt sein eigenes Postfach einsehen. Wie in der Papierwelt auch, können Sie Mitarbeitern oder Kollegen erlauben, auf Ihren Posteingang zuzugreifen.

So kann eine Mitarbeiterin beispielsweise die eingehende Post vorbearbeiten und ein Kollege kann Sie in Ihrem Urlaub vertreten. Wer welche Befugnisse dabei erhält – darüber bestimmen Sie als Postfachinhaber zunächst selbst. Insgesamt wird es eine Liste von mehr als dreißig Befugnissen geben, die Sie alleine oder kombiniert vergeben können – von Nur-Lese-Rechten bis hin zum Recht, aus Ihrem Postfach Nachrichten zu versenden oder sogar das Recht, selbstständig für Ihr Postfach weitere Befugnisse zu vergeben. Jede denkbare Arbeitsteilung ist dabei möglich.

Nachrichten erhalten

Auch der Nachrichteneingang ähnelt äußerlich einem E-Mail-Postfach – allerdings mit einer Einschränkung: Bei Nachrichten, die noch nicht geöffnet wurden, ist der Nachrichtenbetreff nicht einsehbar. Lediglich Absender und Datum der Nachricht sind sichtbar. Ursache dafür sind die hohen Sicherheitsstandards beim beA: Bei der sogenannten Ende-zu-Ende-Verschlüsselung der Nachrichten, das heißt, der kompletten Verschlüsselung über den gesamten Kommunikationsweg hinweg, ist die Nachricht als Gesamtheit inklusive aller Anhänge und der Betreffzeile kodiert. Erst nach dem Öffnen und damit Entschlüsseln der Nachricht wird der Betreff sichtbar. Wird die Nachricht danach geschlossen, wird sie automatisch wieder verschlüsselt, aber nicht als Gesamtheit. Der Betreff kann deshalb in der Nachrichtenübersicht zukünftig angezeigt werden. Keine Nachricht liegt je unverschlüsselt im beA-System.

Die eingegangenen Nachrichten können nach Belieben sortiert werden, beispielsweise nach Absender, nach Eingangsdatum oder nach Aktenzeichen. So können etwa alle eingegangenen Nachrichten zu einem Verfahren auf einen Blick angezeigt werden.

Ein elektronisches Empfangsbekenntnis in Form eines maschinenlesbaren Datensatzes kann nach dem Willen des Gesetzgebers erst ab Anfang 2018 abgegeben werden. Bis dahin kann man ein Empfangsbekenntnis aber einer Nachricht als normalen Anhang beifügen. Das Empfangsbekenntnis kann dann entweder ausgedruckt, ausgefüllt und per Post oder Fax oder aber qualifiziert elektronisch signiert per beA zurückgeschickt werden.

„Virtuelles Kanzleipostfach“

Einen Wermutstropfen gibt es allerdings: Ein separates Kanzlei- oder Sozietätspostfach wird es nicht geben. Der Gesetzgeber wollte eine eindeutige Adressierbarkeit des einzelnen Rechtsanwaltes gewährleisten und hat daher in der BRAO festgelegt, dass nur Rechtsanwälte ein Anwaltspostfach erhalten. Um hier aber für anwaltliche Organisationseinheiten dennoch ein komfortables Arbeiten zu ermöglichen, gibt es sogenannte Sichten, die frei definierbar sind. Beispielsweise ist postfachübergreifend die Ansicht aller ungelesenen Nachrichten einstellbar, sodass eine Mitarbeiterin auf einen Blick alle neuen Nachrichten aus allen Postfächern, für die sie zugriffsberechtigt ist, sehen kann. So entsteht faktisch ein „virtuelles Kanzleieingangspostfach“. Niemand muss sich durch alle Postfächer einzeln durchklicken.

Nachrichten weiterbearbeiten

Eingegangene Nachrichten können direkt mit der Antwortfunktion beantwortet und/oder zu einem anderen beA-Postfach weitergeleitet werden. Außerdem ist selbstverständlich ein Ausdrucken oder elektronisches Exportieren möglich. Wird das beA über eine Kanzleisoftware bedient, wird der Export der Nachrichten und Anhänge hier voraussichtlich bereits automatisch integriert sein.

Zu berücksichtigen ist, dass das beA kein Nachrichtenarchiv ist. Alleine schon aus Kapazitäts- und damit Kostengründen kann es eine solche Funktion nicht erfüllen. Nachrichten sollten daher nicht im beA belassen werden, sondern in regelmäßigen Abständen in das eigene Dateiablagesystem exportiert oder ausgedruckt und gelöscht werden. Die BRAK wird voraussichtlich innerhalb des ersten Jahres nach Inbetriebnahme des beA-Systems Fristen festlegen, nach deren Ablauf der Postfachinhaber darüber informiert wird, dass Nachrichten automatisch in den Papierkorb verschoben und später dann gelöscht werden.

Nachrichten versenden

Auch der Versand der Nachrichten wurde so einfach wie möglich gestaltet. Grundsätzlich im Adressverzeichnis auffindbar sind alle Gerichte, Rechtsanwälte, Kammern und sonstigen Empfänger, die über das beA erreicht werden können. Aktuelle Hinweise, welche Gerichte in welchen Bundesländern und welche sonstigen Empfänger an den elektronischen Rechtsverkehr angeschlossen sind, finden Sie auf der Internetseite www.egvp.de/gerichte.

Die Absenderzeile wird automatisch ausgefüllt. Darüber hinaus ist auch die Angabe des eigenen Aktenzeichens, des Aktenzeichens der Gegenseite und des gerichtlichen Aktenzeichens möglich.

Über einen entsprechenden Button können Anhänge zur Nachricht hochgeladen werden. In der Regel wird es sich dabei um Schriftsätze und deren Anlagen handeln. Bezüglich der Nachrichtengröße und der Anzahl der Anhänge orientiert sich das beA an den Vorgaben der Justiz, die voraussichtlich der Hauptadressat von beA-Nachrichten sein wird. Da eine Nachricht gleichzeitig an mehrere Empfänger adressiert werden kann, z. B. an ein Gericht und einen Anwalt, kann für die Kommunikation zwischen Rechtsanwälten nichts anderes gelten. Nach den Vorgaben des Justizstandards dürfen Nachrichten derzeit nicht größer als 30 MB sein und nicht mehr als 100 Anhänge umfassen. Die Erweiterung auf 150 MB und 500 Anhänge ist bereits beschlossen.

Die verwendbaren Dateiformate richten sich nach den Rechtsverordnungen der Länder, das beA macht hier keine Vorgaben. Einschränkungen wird es nur bei Dateiendungen geben, die eindeutig auf eine Schadsoftware hinweisen.

Qualifizierte elektronische Signatur

Bis zum 31.12.2017 müssen Nachrichten, die über das beA verschickt werden, eine qualifizierte elektronische Signatur beinhalten. Das beA wird so konstruiert, dass bis zu diesem Zeitpunkt anderenfalls technisch ein Versand nicht möglich ist. Die Signatur kann dabei der Nachricht selbst oder aber einem Anhang beigefügt werden.

Am 1.1.2018 tritt dann der neue § 130a ZPO in Kraft. Danach können auch Dokumente ohne Einsatz der qualifizierten elektronischen Signatur bei Gericht eingereicht werden, wenn sie auf einem sicheren Übermittlungsweg – als solches gilt das beA – eingereicht werden. Das gilt allerdings nur, soweit die Dokumente vom Postfachinhaber selbst – also dem Rechtsanwalt – übersandt werden. Übernimmt ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin die Versendung, müssen die Dokumente auch nach dem 1.1.2018 qualifiziert elektronisch signiert werden.

Was als nächstes passiert:

Derzeit laufen parallel zur technischen Entwicklung die ersten internen Tests des beA-Systems. In den kommenden Monaten werden die Tests mit der Justiz durchgeführt. Im Herbst wird dann der sogenannte Rollout durchgeführt, damit – wie gesetzlich vorgesehen – pünktlich ab 1.1.2016 alle Postfächer betriebsbereit sind.

Jeder Rechtsanwalt muss sich, bevor er mit dem beA arbeiten kann, einmalig an seinem Postfach registrieren. Da diese sogenannte Erstregistrierung besonders sicherheitssensibel ist, wird dafür eine besondere beA-Karte erforderlich sein, die auch die Postfach-Nummer, die sogenannte Safe-ID enthält. Nur mit dieser beA-Karte ist sichergestellt, dass die Inbesitznahme eines beA-Postfaches nicht korrumpierbar ist. Ab wann und wo die beA-Karte erhältlich sein wird, wird derzeit geklärt, aktuelle Informationen dazu unter www.bea.brak.de.

Nach der Inbesitznahme kann diese beA-Karte auch zur täglichen Anmeldung im Postfach genutzt werden. Je nach individuellem Bedarf wird sie mit oder ohne Signierfunktion erhältlich sein.

Rechtsanwältin Peggy Fiebig, LL.M., Geschäftsführerin bei der BRAK

Berlin, 03.06.2015

Digitale Kommunikation mit den Gerichten – Der Elektronische Rechtsverkehr kommt

Im vergangenen Jahr hat der Bundestag das Gesetz zur Förderung des Elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten (ERV-Gesetz) verabschiedet. Sukzessive werden jetzt die Voraussetzungen dafür geschaffen, dass spätestens ab 2022 jeder Rechtsanwalt und jede Rechtsanwältin mit jedem Gericht in der Bundesrepublik ausschließlich elektronisch kommuniziert.

Das heißt für uns Rechtsanwälte, dass wir unsere bisherige Arbeitsweise, die sich – zumindest im Schriftverkehr mit der Justiz – bisher im Wesentlichen an Brief und Fax orientiert, ändern müssen, langfristig aber auch eine erhebliche Erleichterung in unserem Anwaltsalltag erwarten können.

Im Zentrum: Das beA

Die Bundesrechtsanwaltskammer wurde mit dem durch das „Gesetz zur Einführung des Elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten“ neu eingeführten § 31a BRAO verpflichtet, für jeden Rechtsanwalt und jede Rechtsanwältin bis zum 01.01.2016 ein sogenanntes besonderes elektronisches Anwaltspostfach (beA) einzurichten. Das ist ein sehr ehrgeiziges Vorhaben, müssen doch mehr als 165000 Kolleginnen und Kollegen und ihre etwa 300.000 Kanzleimitarbeiterinnen und – mitarbeiter Zugriff auf ein Kommunikationssystem erhalten, dass einerseits in höchstem Maße sicher und andererseits möglichst unkompliziert in der Handhabung ist. Dabei sind selbstverständlich sowohl die Vorgaben des ERV-Gesetzes als auch der bestehenden Verfahrensordnungen und die Regelungen des anwaltlichen Berufsrechts zu berücksichtigen.

Was das beA können muss

Um zu evaluieren, welche praktischen Anforderungen an das künftige beA beziehungsweise an das Kommunikationssystem insgesamt gestellt werden müssen, hat die BRAK im vergangenen Jahr zwei Onlinebefragungen durchgeführt, an denen insgesamt mehr als 8.000 Kolleginnen und Kollegen teilgenommen haben.

In der ersten Umfrage ging es um den Umfang der anwaltlichen Kommunikation mit den Gerichten und von Anwalt zu Anwalt. Das Ergebnis hat uns gezeigt, dass ein höchstleistungsfähiges System erforderlich ist, um die zu erwartenden immensen Datenmengen garantiert störungsfrei zu transportieren.

Als zweites haben wir nach der technischen Ausstattung in den Kanzleien gefragt. Wir wollten beispielsweise wissen, welches Betriebssystem beziehungsweise welche Browser benutzt werden, und ob eine spezielle Anwaltssoftware zum Einsatz kommt. Die Umfrage hat uns gezeigt, dass die Seite 2 von 3 Kanzleien so unterschiedlich ausgestattet sind, dass wir unser System so konfigurieren müssen, dass außer einem leistungsfähigen Internetanschluss und natürlich einem Computer keine weiteren technischen Voraussetzungen erforderlich sind.

Neben den Online-Umfragen haben wir mehrere Workshops mit verschiedenen Beteiligtengruppen – Rechtsanwälten aus Kanzleien unterschiedlichster Größe und Ausrichtung, Kanzleimitarbeiterinnen und -mitarbeitern, Richterinnen und Richtern und auch den Herstellern von Kanzleisoftware – durchgeführt. Denn all deren Bedürfnisse müssen bei der Konzeption eines effektiven anwaltlichen Kommunikationssystems berücksichtigt werden.

Oberste Priorität – Sicherheit und Verlässlichkeit

Nicht nur im Lichte der Snowden-Affäre, sondern vor allem im Hinblick auf unsere wichtigste Berufspflicht – die Verschwiegenheit – hat die Sicherheit bei der Konzeption des neuen Systems oberste Priorität. Nach § 31a BRAO darf der Zugang zum einzelnen Anwaltspostfach nur durch ein sicheres Verfahren mit zwei voneinander unabhängigen Sicherungsmitteln möglich sein. Wie diese Sicherungsmittel konkret aussehen, wird im Laufe der weiteren Systemkonzeption geklärt werden. Denkbar sind beispielsweise Signaturkarten oder auch der neue maschinenlesbare Personalausweis.

Das System wird so gestaltet sein, dass Nachrichten, die versendet werden, nachweisbar manipulationsfrei und geheim übermittelt werden. Niemand Drittes, auch nicht die BRAK, darf Kenntnis vom Inhalt der Nachricht erhalten können. Wir werden ein System entwickeln, dass darüber hinaus die eindeutige Authentifizierung des Absenders einer Nachricht sowohl hinsichtlich seiner Person als auch seiner Funktion (Rechtsanwalt) erlaubt. Der Nachweis der Anwaltseigenschaft wird dabei über das angebundene tagesaktuelle bundeseinheitliche Rechtsanwaltsregister sichergestellt.

Nutzerfreundlich und barrierefrei

Wie bereits oben berichtet haben unsere Onlineumfragen ergeben, dass in den Kanzleien höchst unterschiedliche technische Ausstattungen vorhanden sind – vom kompletten E-Büro über mit Kanzleisoftware arbeitenden, im Übrigen aber auf Papierakten basierenden Kanzleien bis hin zur Kanzlei, die ihren Computer lediglich für Internetrecherchen nutzt.

Die BRAK kann und will nicht in die Abläufe der einzelnen Anwaltskanzleien eingreifen. Wie sie intern organisiert ist, muss weiterhin allein der Entscheidung des jeweiligen Kanzleiinhabers obliegen. Das heißt, das Anwaltspostfach muss so konfiguriert sein, dass es einerseits mit minimalstem technischem Aufwand erreichbar ist, andererseits aber auch die Einbindung in anspruchsvolle Kanzleisoftware mit elektronischer Aktenführung erlaubt.

Die BRAK wird daher einen Client entwickeln, der einen gesicherten Zugang zum Anwaltspostfach allein über den Internetbrowser eines Computers erlaubt. Jede Rechtsanwältin und jeder Rechtsanwalt kann daher, sofern die entsprechenden Zugangsmittel vorhanden sind, von jedem internetfähigen Computer sein Anwaltspostfach erreichen. Darüber hinaus wird das System Schnittstellen erhalten, über die die Anbindung der gängigen Anwaltssoftwareprogramme möglich ist.

Eine Selbstverständlichkeit, die allerdings auch schon im Gesetz vorgesehen ist, ist die Barrierefreiheit des Anwaltspostfaches. Der Zugang zum Anwaltspostfach wird also für blinde und sehbehinderte Menschen ganz genauso möglich sein.

Das beA im Anwaltsalltag

Die meisten Kanzleien sind heute arbeitsteilig organisiert. Auch diese Realität wird das künftige System abbilden, indem jede Rechtsanwältin und jeder Rechtsanwalt die Möglichkeit erhält, für sein Postfach unterschiedliche Berechtigungen zu erteilen. So können Kanzleimitarbeiter, aber auch vertretungsberechtigte Kollegen einen Zugang zum eigenen Postfach erhalten – mit oder ohne die Berechtigung zur Versendung von Nachrichten. Die Zugangsberechtigungen können auch so organisiert werden, dass faktisch ein virtuelles Kanzleieingangspostfach entsteht. Das System wird also so gestaltet, dass es die Arbeit für alle erleichtert und nicht verkompliziert.

Die Kosten

Ein so anspruchsvolles System kostet Geld. Sowohl die Einrichtung als auch der laufende Betrieb werden erhebliche finanzielle Mittel erfordern. Auf Grund der Beteiligung aller Kolleginnen und Kollegen wird der finanzielle Beitrag des einzelnen jedoch deutlich überschaubar bleiben. Und selbstverständlich wird die BRAK entsprechend ihrem gesetzlichen Auftrag für Alle die wirtschaftlich sinnvollste Lösung wählen. Wir dürfen nicht vergessen: Hätten sich die ursprünglichen Pläne, die auf die Schaffung einer individuellen Berufspflicht zur Einrichtung und Unterhaltung eines Anwaltspostfaches abzielten, durchgesetzt, wäre die finanzielle Belastung für jeden von uns erheblich höher.

Was passiert nach dem 01.01.2016

Wir Rechtsanwälte werden Vorreiter beim Elektronischen Rechtsverkehr sein. Am 1. Januar 2016 wird jede Rechtsanwältin und jeder Rechtsanwalt in der Lage sein, Schriftsätze und andere Dokumente elektronisch zu versenden und zu empfangen. Der Justiz wurde vom Gesetzgeber ein etwas längerer Umsetzungszeitraum ermöglicht.

Das heißt, zunächst, dass die elektronische Kommunikation zwischen Anwälten untereinander ab 2016 möglich ist. Das ist bereits ein erheblicher Nutzwert. Ab dem 1. Januar 2018 soll, so das Gesetz, der elektronische Zugang zu allen Gerichten grundsätzliche eröffnet sein. Allerdings wurde den Ländern die Möglichkeit eingeräumt, die elektronische Erreichbarkeit ihrer Gerichte bis zum 1. Januar 2020 zu verschieben. Auf der anderen Seite können die „Vorreiterländer“, die bereits ab 2018 elektronisch erreichbar sind, ab 2020 eine Pflicht für Rechtsanwälte vorsehen, ausschließlich elektronisch zu kommunizieren. Spätestens ab 2022 gilt diese Pflicht dann in der gesamten Bundesrepublik.

weitere Informationen finden Sie hier:

Rechtsanwältin Friederike Lummel, Rechtsanwältin Peggy Fiebig, Geschäftsführerinnen bei der BRAK

Berlin, 13.03.2014