FAQ

Fragen zur Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten

1. Kommt der elektronische Rechtsverkehr mit den Gerichten?

Ja, das „Gesetz zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten“ vom 10.10.2013 wurde am 16.10.2013 verkündet (BGBl. I, S. 3786 – ERV-Gesetz).

2. Wann kommt der elektronische Rechtsverkehr?

Der elektronische Rechtsverkehr soll mit den Gerichten zum 1. Januar 2018 flächendeckend eingeführt werden. Die einzelnen Landesregierungen können allerdings den Beginn für ihren Bereich und einheitlich für alle Gerichtsbarkeiten durch Rechtsverordnung auf den 1. Januar 2019 oder auch 1. Januar 2020 verschieben (Art. 24 Abs. 1 ERV-Gesetz).

3. Betrifft die Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs alle Gerichtsbarkeiten?

Das ERV-Gesetz sieht Änderungen in folgenden Prozessordnungen vor: ZPO, FamFG, ArbGG, SozGG, VwGO und FGO. Das Gesetz zur Einführung einer elektronischen Akte in Strafsachen konnte in der alten Legislaturperiode nicht mehr beschlossen werden.

4. Betrifft die Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs jeden Anwalt?

Ja, § 130d ZPO n.F. wird eine Nutzungspflicht für Rechtsanwälte und Behörden vorsehen. Diese beginnt am 1. Januar 2022. Allerdings kann dieser Beginn in den einzelnen Ländern durch Rechtsverordnung vorverlegt werden auf den 1. Januar 2020 oder 1. Januar 2021 (Art. 24 Abs. 2 ERVGesetz). Diese Vorverlegung ist aber nur auf den 1. Januar 2021 möglich, wenn die Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs durch Verordnung nach hinten auf den 1. Januar 2019 oder 1. Januar 2020 verschoben worden ist. Somit ist eine mindestens einjährige Phase sichergestellt, zu der die Nutzung des elektronischen Rechtsverkehrs zwar möglich, aber nicht verpflichtend ist.

Unabhängig davon wird die Bundesrechtsanwaltskammer (BRAK) zum 1. Januar 2016 für jeden Anwalt ein besonderes elektronisches Anwaltspostfach (beA) eingerichtet haben (§ 31a BRAO n.F.), von dem aus mit den Gerichten kommuniziert werden kann. Aus § 177 Abs. 2 Nr. 7 BRAO n.F. ergibt sich zudem die Aufgabe der BRAK, die elektronische Kommunikation der Rechtsanwälte mit Gerichten, Behörden und sonstigen Dritten zu unterstützen.

Ab 1. Januar 2016 wird es nach § 945a ZPO n.F. auch möglich sein, Schutzschriften in einem zentralen, länderübergreifenden Register zu hinterlegen. Ab 1. Januar 2017 ergibt sich aus § 49c BRAO n.F. eine berufsrechtliche Nutzungspflicht dieses Registers.

5. Wie wird der elektronische Rechtsverkehr mit den Gerichten „funktionieren“?

Der Gesetzgeber sieht zwei grundsätzliche Möglichkeiten vor, mit den Gerichten elektronisch zu kommunizieren: Entweder das elektronische Dokument wird elektronisch nach dem Signaturgesetz signiert. Oder die Nachricht wird auf einem „sicheren Übermittlungsweg“ an das Gericht übersandt. Dann genügt nur die – auch elektronische – Namenswiedergabe unter dem Schriftsatz oder der Nachricht (wie beispielsweise der Absender in einer E-Mail).

Wie sich aus § 31a BRAO n.F. ergibt, sieht der Gesetzgeber einen sicheren Übermittlungsweg vorrangig im Versand aus dem erwähnten elektronischen Anwaltspostfach heraus. Dieser Weg setzt eine sichere Anmeldung bei dem Postfach mit zwei voneinander unabhängigen Sicherungsmitteln voraus. Eines davon wird ein Passwort sein. Das andere könnte beispielsweise eine aus dem Onlinebanking bekannte „mobilTAN“ sein. Es ist beabsichtigt, mehrere Sicherungsmittel zuzulassen, unter denen der Anwalt wählen kann.

Der Zugang zu dem besonderen elektronischen Anwaltspostfach soll in einer ersten Stufe möglichst leicht und unkompliziert erfolgen. Angedacht ist es derzeit, eine sogenannte Portallösung zu schaffen, wie sie beispielsweise aus dem Bereich des Freemailing oder Onlinebanking bekannt ist. Über einenInternetbrowser meldet sich der Anwalt an einem Portal mit Benutzername, Passwort und einem weiteren Sicherungsmittel an. Nunmehr hat er die Möglichkeit, einen Schriftsatz vom lokalen Computer entsprechend in das Portal hochzuladen und von dort an das Gericht zu versenden.

Das ERV-Gesetz sieht vor, dass das Postfach in dem bundesweiten Anwaltsverzeichnis eingerichtet wird (§ 31a Abs. 1 BRAO n.F.) Somit ist sichergestellt, dass nur zugelassene Anwälte mit den Gerichten elektronisch kommunizieren können. Diese vertrauen im Sinne des bundesweit anerkannten Konzepts „Secure Access To Federated E-Justice“ (S.A.F.E.) auf die Richtigkeit des Verzeichnisdienstes der BRAK.

6. Ist denn diese Art der Kommunikation sicher und vertraulich?

Ja, die Kommunikation zwischen dem Kanzleirechner und dem Portal wird wie beim Onlinebanking verschlüsselt erfolgen. Ein Missbrauch bei der Anmeldung im Portal ist dann ausgeschlossen, wenn der Rechtsanwalt mit den Sicherungsmitteln verantwortungsvoll umgeht.

Die Kommunikation zwischen Portal und Gerichten wird voraussichtlich über den OSCI-Standard erfolgen, der auch bei dem Elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP) Verwendung findet und eine „Ende-zu-Ende-Verschlüsselung“ gewährleistet. Die gesamte Abwicklung wird voraussichtlich über eigene Server der BRAK erfolgen.

7. Ist eine (zwingende) Anbindung an die Kanzleisoftware geplant?

Ja, in einer weiteren Entwicklungsstufe wird das Portal Schnittstellen bereitstellen, die von der Kanzleisoftware zum Daten- und Dokumentenaustausch genutzt werden können. Die Softwarehersteller sind bereits jetzt in die Entwicklung des Anwaltspostfachs eingebunden. Der Betrieb einer Kanzleisoftware ist aber nicht Voraussetzung für die Nutzung des Anwaltspostfachs.

8. Welche Vorteile gibt es bei der Nutzung des elektronischen Rechtsverkehrs?

Ein wesentlicher Vorteil wird der schnelle und sichere Datenaustausch sein. Über eine Eingangsbestätigung wird der Anwalt wissen, ob und wann ein Dokument vollständig bei Gericht eingegangen ist (§ 130a Abs. 5 Satz 2 ZPO n.F.).

Zudem werden strukturierte Daten mit den Gerichten ausgetauscht werden können. Bei Einreichung einer Klage wird über das Portal oder die Kanzleisoftware bereits ein eigener Datensatz angelegt, der beispielsweise die Parteidaten enthält. Die Gerichtsverwaltung kann diesen Datensatz in die eigene EDV automatisiert einlesen. Umgekehrt werden die Gerichte die strukturierten Daten auch an die Kanzleien übermitteln, die diese wiederum in ihre Kanzleisoftware einlesen können. Fristen könnten bspw. gleich automatisiert in den Kanzleikalender eingetragen werden und müssen anschließend nur noch durch den Anwalt überprüft werden.

Im Verhältnis der Anwälte untereinander wird es mit Einführung des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs zudem einen einheitlichen Standard zur vertraulichen Übermittlung von Dokumenten geben. Denn Nachrichten sollen auch unter den Anwaltspostfächern (natürlich verschlüsselt) übersandt und zugestellt werden können.

9. Wie erfolgen zukünftig Zustellungen an den Anwalt?

Die Zustellung eines Dokuments durch das Gericht an den Anwalt oder von Anwalt zu Anwalt kann weiterhin gegen Empfangsbekenntnis erfolgen. Die BRAK konnte sich gegenüber dem Gesetzgeber im Interesse der Anwaltschaft erfolgreich gegen eine Zustellungsfiktion wenden. Dieses Empfangsbekenntnis ist zukünftig allerdings elektronisch in strukturierter maschinenlesbarer Form zu erteilen. Das bedeutet, dass kein elektronisches Dokument übermittelt wird, sondern nur ein Datensatz, der vom Gericht oder dem zustellenden Anwalt wiederum automatisiert in die eigene EDV eingelesen werden kann.

10. Welche Risiken sind mit dem elektronischen Rechtsverkehr verbunden?

Grundsätzlich ist es denkbar, dass das Gericht das elektronische Dokument nicht verarbeiten kann oder dass vorübergehend technische Einrichtungen nicht verfügbar sind. Für beide Fälle hat der Gesetzgeber aber Problemlösungen geschaffen.

Ist das Dokument nicht zur Bearbeitung geeignet, so teilt das Gericht dies dem Absender mit. Das Dokument gilt zum Zeitpunkt der früheren Einreichung eingegangen, sofern der Absender es unverzüglich in einer für das Gericht geeigneten Form nachreicht und glaubhaft macht, dass es mit dem zuerst eingereichten Dokument inhaltlich übereinstimmt, § 130a Abs. 6 ZPO n.F.

Ist die Übermittlung eines elektronischen Dokuments aus technischen Gründen vorübergehend nicht möglich, bleibt die Übermittlung nach den allgemeinen Vorschriften zulässig. Die vorübergehende Unmöglichkeit ist bei der Ersatzeinreichung oder unverzüglich danach glaubhaft zu machen, § 130d Satz 2 ZPO n.F.

11. Welche Vorkehrungen muss der Anwalt zur Vorbereitung des elektronischen Rechtsverkehrs treffen?

Für die dargestellte Portallösung ist zunächst nur ein Rechner erforderlich, der eine Internetverbindung aufweist und einen aktuellen Browser installiert hat. Ein bestimmtes Betriebssystem der Kanzlei-EDV wird nicht vorausgesetzt, d.h. das Portal wird mit allen gängigen Betriebssystemen kompatibel sein. Die von dem Anwalt beispielsweise im Format OpenOffice erstellten Dokumente werden in digitaler Form ohne Medienbruch unmittelbar in das Anwaltspostfach hochgeladen. Eingehende Nachrichten können von dem Portal unmittelbar auf dem Rechner beispielsweise in einer Verzeichnisstruktur abgelegt oder in die Kanzleisoftware eingestellt werden.

Sofern der Anwalt dem Schriftsatz Anlagen beifügen will, die (nur) in Papierform vorliegen, so muss er diese vorher einscannen lassen. Gegebenenfalls genügt auch eine Fotografie, z.B. mit einem Smartphone. Anschließend werden diese Bilddateien ebenfalls über den Rechner in das Portal geladen.

Sollte bereits eine Kanzleisoftware im Einsatz sein, ist zu erwarten, dass im Rahmen eines regulären Updates eine Schnittstelle zum besonderen elektronischen Anwaltspostfach geschaffen wird. Diese Anbindung muss dann nur noch mit der individuellen Zugangskennung konfiguriert werden.

12. Können meine Rechtsanwaltsfachangestellten auf das Postfach zugreifen?

Ja, denn der Gesetzgeber regelt in § 31a Abs. 2 Satz 2 BRAO n.F., dass für das Postfach unterschiedlich ausgestaltete Zugangsberechtigungen für Rechtsanwälte und andere Personen vorgesehen werden können. So ist es beispielsweise denkbar, dass Rechtsanwaltsfachangestellte die Nachrichten aus dem Postfach abrufen, aber nicht versenden können.

13. Wird es auch ein Kanzleipostfach geben?

Derzeit gibt es noch zahlreiche offene Fragen. Das Gesetz hat beispielsweise keine Postfächer für Kanzleien, also Zusammenschlüsse mehrerer Kollegen, vorgesehen. Auch zugelassene Kapitalgesellschaften wie die GmbH haben kein eigenes Postfach, obwohl sie Kammermitglieder sind.

Das führt konsequenterweise dazu, dass auch in größeren Einheiten mit lauter einzelnen Postfächern gearbeitet werden muss. Möglicherweise ist die Koppelung dieser Postfächer ein gangbarer Weg, um nur einen einzigen Posteingang kontrollieren und einen einzelnen Postausgang nutzen zu müssen. Das kann aber nur ein erster Ausweg sein. Der Gesetzgeber wird hier möglicherweise zeitnah nachbessern müssen, um einer evidenten Notwendigkeit der anwaltlichen Praxis besser gerecht zu werden.

14. Werden Informationsveranstaltungen, Schulungen und Pilotphasen durchgeführt werden?

Ja, die Rechtsanwaltskammer Sachsen befindet sich in intensiven Gesprächen sowohl mit der sächsischen Justiz als auch mit der BRAK, um frühzeitig Informationen zur weiteren Entwicklung zu erhalten und den Fortgang entsprechend mitgestalten zu können. Sobald belastbare Informationen über die genaue Ausgestaltung des Portals zur Verfügung stehen, sind Informationsveranstaltungen und Schulungen geplant.

15. Welche Kosten entstehen für jeden einzelnen Anwalt?

Der Gesetzgeber sieht vor, dass für jeden Anwalt ein Postfach einzurichten ist, da auch jeder Anwalt eine Kanzlei zu unterhalten hat, an die wirksame Zustellungen erfolgen können müssen. Aus diesem Grund werden die Kosten für die besonderen elektronischen Anwaltspostfächer durch die gesamte Anwaltschaft zu tragen sein. Dabei werden die initialen Kosten für die Einrichtung der Postfächer naturgemäß höher sein als für deren dauerhafte Unterhaltung.

Die BRAK ist durch den Gesetzgeber aufgerufen, die Postfächer zu entwickeln und zu installieren. Für die Jahre 2014 und 2015 geht die BRAK von einem Aufwand für die Entwicklung des beA i. H. v. € 63,00 pro Mitglied (für beide Jahre zusammen) aus. Die BRAK beabsichtigt ihrerseits, diese Kosten im Jahr 2014 aus den BRAK-Rücklagen zu finanzieren und im Jahr 2015 die 28 deutschen Rechtsanwaltskammern weiter zu belasten.

Die sich dann für die Rechtsanwaltskammer Sachsen ergebende Kostenposition i. H. v. € 300.000 wurde in die Haushaltsplanung für 2015 übernommen. Die Planung geht davon aus, dass die Rechtanwaltskammer Sachsen ihrerseits die Kosten zunächst vorfinanzieren wird, ob und ggf. in welchem Umfang dann eine Weiterbelastung an die Mitglieder angestrebt wird, bleibt den weiteren Entscheidungen der Kammerversammlungen vorbehalten.

Der gegenwärtige Haushaltsplanentwurf geht jedenfalls zunächst davon aus, dass die Kosten aus den Rücklagen der Rechtsanwaltskammer Sachsen entnommen werden und eine Beitragserhöhung oder ggf. Umlage gegenüber den Mitgliedern der Rechtsanwaltskammer Sachsen jedenfalls für 2015 nicht erfolgt.